Школа бизнеса: как организовать массовое мероприятие?
Школа бизнеса: как организовать массовое мероприятие?
Важнейшей стороной процветающего бизнеса являются деловые встречи и переговоры. Проведение публичных мероприятий — дело тонкое и щепетильное, требующее грамотного подхода к каждому этапу той или иной профессиональной встречи. Многие успешные бизнесмены уделяют большое значение первым деловым переговорам с партнерами, так как противоположная сторона оценивает ваш бизнес, как говорится, "по одежке". От того, насколько верно будет организована и продумана деловая встреча, оценивается и весь бизнес в целом.
И знаете почему?
Организация и проведение мероприятия зависят от искушенности самих деловых партнеров. Безусловно, проще всего работать с новичками, которые по достоинству оценят любые ваши попытки сделать бизнес-встречу интересной и содержательной. Сложнее дело обстоит с теми компаниями, статус которых (а значит и опыт) выше вашего собственного. Конечно, быть деловым партнером таких предприятий вдвойне престижно, однако и самому придется поднять статус компании до уровня желаемых партнеров. Таким образом, чем выше амбиции, тем выше требования к самому бизнесу.
Одной ногой здесь, а другой — где?
Организация массовых мероприятий — конференций, встреч, тренингов, семинаров — дело хлопотное и ответственное. Даже не пытайтесь справиться со всем самостоятельно — ничего не выйдет.
Один человек точно не осилит такой объем работы, да и быть в пяти местах одновременно вы не сможете. И дело здесь даже не в имидже.
Встречать гостей в аэропорту, устанавливать аудио и видеоаппаратуру в конференц-зале, планировать работу всего мероприятия и кофе-брейков (ведь ваши гости не роботы, а обычные люди с естественными потребностями) — вот далеко не весь перечень проведения массового мероприятия. А ведь еще нужно продумать ход встречи, пересмотреть свое выступление, записи, определиться с музыкальным и информационным оформлением встречи. Без надежных помощников — просто не обойтись, если вы, конечно, не приведение, способное быть в нескольких местах одновременно.
И это только начало...
Принимающая сторона должна уделить пристальное внимание следующим моментам: выбору помещения, которое соответствует статусу самой встречи, подготовке и детальной разработке (буквально по минутам: время — деньги) плана мероприятия, культурной программы и перерывов на кофе. Кроме того, следует продумать транспортный вопрос: как именно ваши будущие деловые партнеры будут добираться к месту встречи (троллейбус, как вы понимаете — не ваш формат). Замечательно, если вы, как организатор, продумаете рекламные буклеты, красочно рассказывающие о вашей компании, а также заранее подготовите сувениры для участников встречи — на память.
А еще — важно подобрать специалистов, которые помогут вам встретить гостей (провести их в зал, раздать информационные программы и рекламные проспекты). В числе ваших помощников должен быть также специалист-компьютерщик, который будет отвечать за подключение и поддержку аппаратуры в рабочем состоянии на протяжении всего мероприятия, чтобы не извиняться и не краснеть перед деловыми партнерами, если техника вдруг подведет в самый неподходящий момент. Запланированные кофе-брейки должны обслуживаться отдельными людьми, чтобы не заставлять гостей напряженно ждать чашечку кофе.
Итак, без вспомогательных услуг по организации мероприятий просто не обойтись. Только в этом случае встреча будет действительно продуктивной, а вы будете довольны ее результатом.