Как организовать деловую поездку?
Как организовать деловую поездку?
Успешный бизнес — это всегда личные деловые контакты, которые не возможно заменить общением по телефону или в Сети. Любое деловое предложение скрепляет личная встреча на самом высоком уровне, поэтому от поездок "не застрахованы" ни владельцы или руководители бизнеса, ни менеджеры компаний. И если невозможно дистанционно решить все вопросы, то ради успеха запланированного дела стоит отправиться в путешествие. Следует отметить, что организация деловой поездки предполагает не только и не столько составление списка вещей, сколько детальное планирование каждого шага, особенно если идет речь о визите за границу.
Организация деловых поездок: шаг за шагом
1. Транспорт. Забота о транспорте — первоочередная задача. Лучшим выбором для делового путешествия будет авиаперелет. В первую очередь, это позволит сэкономить драгоценное время, которое можно будет использовать для детальной проработки плана действий в ходе переговоров. Во-вторых, возможность поездки на одном из самых комфортных видов транспорта позволит нормально отдохнуть, расслабиться и прибыть на деловую встречу сосредоточенным и не утомленным.
Если планируется групповая поездка представителей компании, руководителю следует заранее продумать коллективный перелет. Заказ или выгодная аренда самолета VIP-класса освободит владельца бизнеса от забот о комфортности путешествия, наличии трансфера лично для себя или для командированных, удобного зала в аэропорту и других сопутствующих услуг, делающих деловую поездку приятной. Воспользовавшись услугами компании "Перемена-Авиа", можно организовать перелет для представителей или владельцев бизнеса на высочайшем уровне с соблюдением конфиденциальности деловой поездки.
2. Проживание и документация. Не менее важно запланировать свое пребывание после перелета. Позаботиться о жилье и сохранности важных документов стоит заранее, забронировав номер в гостинице или частный отель на группу, прибывшую для решения производственных задач. Сейчас это не составляет проблемы: можно забронировать номер или отель по телефону или посредством Глобальной сети.
Бизнес-поездки не обходятся без использования важной информации, относящейся к коммерческой тайне. Вывод — деловые и другие официальные бумаги не могут быть оставлены в отеле или номере. Наилучший выход — всегда держать при себе важные документы, пластиковые карты и мобильный телефон, не полагаясь на волю случая.
3. Получение визы. Командировки и деловые встречи могут быть как внутренние, так и зарубежные. В большинство стран требуется оформить визу, для которой понадобится собрать документы. Неплохо, если ваш секретарь свободно говорит на английском языке. Первый шаг — посещение сайта посольства, где можно ознакомиться с перечнем всех необходимых документов и условием выдачи виз. Для проверки указанного на сайте следует перезвонить в посольство, так как последнее не всегда успевает размещать актуальные требования.
Важно понимать, что переговоры с посольством входят в перечень платных услуг, поэтому следует сразу оплачивать выставленный счет за переговоры. Если счет не будет оплачен вовремя, то информацию по визам и саму визу вы рискуете в следующий раз не получить. Во время звонка в посольство нужно уточнить условия подачи документов, оплату и валюту визового сбора, а также время записи. В разгар туристического сезона в той или иной стране запись на получение визы может вестись на 2-3 недели вперед.
Детально запланировав деловую поездку, вы сможете избежать неприятных сюрпризов и представите себя и свою компанию в наиболее выгодном свете перед партнерами по бизнесу.